Buku Saku Portal RPL

Pengelola RPL

Membuka izin RPL per prodi & jalur, memverifikasi berkas dan pembayaran, menunjuk panitia & asesor, Pleno II, serta laporan.

Semua Panduan

1Peran Anda dalam Alur RPL

Pengelola RPL adalah pusat operasional portal: membuka izin, memverifikasi berkas dan pembayaran, mengelola asesor, memfasilitasi pleno, hingga menyiapkan bahan SK.

Menu atas memuat empat pintasan tersering — Dashboard, Akun, Pendaftar, dan Pleno II. Seluruh menu lain dibuka lewat kartu "Menu Pengelola" di Dashboard.

Urutan kerja setiap periode: atur periode akademik → terbitkan izin RPL per prodi & jalur → atur tarif dan skala nilai → daftarkan asesor → verifikasi berkas pendaftar → tugaskan asesor → verifikasi pembayaran → fasilitasi Pleno I → tetapkan nilai di Pleno II → serahkan ke Pimpinan untuk SK.

2Periode Akademik & Izin RPL

Aturan pokok

  • Satu izin berlaku untuk satu prodi × satu jalur × satu periode. Tidak ada pewarisan dari semester atau jalur lain.
  • Hanya boleh ada satu periode berstatus Aktif pada satu waktu.
  • Status Aktif saja belum cukup: pendaftar hanya bisa mendaftar bila tanggal hari ini berada di antara tanggal mulai dan tanggal berakhir izin.

Menerbitkan izin

  1. Buka Perizinan RPL, tekan Buat Izin.
  2. Isi prodi, jalur, periode, tanggal mulai & berakhir, nomor referensi SIERRA, dan kuota (kosongkan bila tanpa batas). Tekan Simpan. Izin tersimpan berstatus Belum Diajukan.
  3. Setelah sertifikat SIERRA terbit, tekan Ubah Status, pilih status baru, isi catatan, lalu Simpan Status. Perubahan tercatat di riwayat dan memicu notifikasi.
  4. Unggah sertifikat izin pada layar yang sama. Sertifikat ini tampil di halaman depan sebagai dokumen publik.
Izin berstatus Aktif yang masa berlakunya sudah lewat ditandai keterangan merah "Masa berakhir …" di bawah lencana statusnya. Prodi tersebut tidak menerima pendaftar baru sampai tanggalnya diperpanjang.
Kelayakan jalur dicek saat izin dibuat. Transfer Kredit tidak berlaku untuk jenjang pascasarjana. Perolehan Kredit hanya untuk prodi berakreditasi A/Unggul atau B/Baik Sekali. Bila akreditasi prodi kosong, jalankan Sinkron SIMDA dulu — itu masalah data, bukan berarti prodinya tidak layak.

Matriks Kepatuhan (/pengelola/matriks/) memperlihatkan seluruh kombinasi prodi × jalur dalam satu periode, termasuk yang belum punya izin sama sekali. Sel "Melanggar" berarti izin terlanjur terbit pada kombinasi yang tidak layak dan perlu dicabut.

Generator Izin Periode membuat izin massal berstatus Belum Diajukan untuk kombinasi yang pernah aktif — mempercepat awal periode baru.

3Tarif Pembiayaan & Skala Nilai

  1. Tarif Tagihan (/pengelola/tarif-tagihan/): susun komponen biaya per tahap (Pendaftaran, Asesmen, Daftar Ulang). Dasar perhitungan bisa flat, per jenjang, atau per prodi. Untuk periode baru, gunakan Salin ke Periode Ini.
  2. Skema Biaya Pendaftaran (Django admin → Skema Biaya Pendaftaran): per periode dan jenjang, pilih Dibayar di awal (bawaan) atau Ditagih bersama Biaya Asesmen untuk promosi. Skema dikunci ke tiap permohonan saat dibuat, jadi mengubahnya tidak memengaruhi pendaftar yang sudah masuk. Di skema mana pun, hasil asesmen baru bisa direkap dalam Pleno I setelah Biaya Pendaftaran dan Biaya Asesmen lunas.
  3. Skala Nilai (/pengelola/skala-nilai/): atur per periode dan jenjang. Gunakan Isi skala baku UNISAN atau salin dari periode lain, lalu Simpan Perubahan.
Tanpa skala nilai, asesor tidak bisa memberi nilai sama sekali. Dashboard akan menampilkan peringatan merah bila skala periode berjalan belum diatur — selesaikan itu sebelum penugasan asesor dimulai.
Nominal tagihan yang masih Belum Bayar ikut menyesuaikan bila tarif diubah; tagihan yang sudah menunggu konfirmasi atau lunas dibekukan nominalnya.

4Verifikasi Berkas Pendaftar

  1. Buka Verifikasi Berkas (/pengelola/verifikasi/) — berisi permohonan berstatus Diajukan dan Verifikasi Berkas, urut tanggal pengajuan.
  2. Tekan Tinjau →, lalu opsional Tandai Sedang Diverifikasi agar rekan tahu berkas itu sedang Anda pegang.
  3. Periksa dokumen lewat tombol F02, F03, F07 beserta versi bertandatangannya.
  4. Bila lengkap, tekan Teruskan ke Program Studi — status menjadi Menunggu Penunjukan Asesor.
  5. Bila kurang, isi Catatan Kekurangan Berkas (wajib) lalu Kembalikan — status kembali Draft sehingga pendaftar bisa memperbaiki.
Catatan kekurangan tersimpan di sistem, tetapi belum ditampilkan di layar pendaftar. Sampaikan juga lewat WhatsApp/telepon agar pendaftar tahu persis apa yang harus diperbaiki.

Alat bantu di layar yang sama

  • Kelola Data Atas Nama — mengisi data untuk pendaftar yang kesulitan. Pita kuning "Mode Kelola aktif" akan tampil sampai Anda menekan Selesai Kelola.
  • Pindahkan ke Periode Lain — mata kuliah yang masih dibuka dipertahankan beserta jawaban F03; yang tidak dibuka dihapus, penugasan asesor dibatalkan, status kembali Draft.
  • Pindahkan ke Prodi Lain — seluruh mata kuliah dan isian F03 dihapus karena milik prodi lama; pendaftar harus memilih ulang.
  • Status Akhir Pendaftar — menandai Mengundurkan Diri / Ditolak, atau memulihkan ke Draft. Permohonan yang sudah Selesai tidak bisa diubah karena SK sudah menetapkan hasilnya.

5Verifikasi Pembayaran & Penerimaan

  1. Buka Verifikasi Pembayaran (/pembayaran/verifikasi/) — antrean bukti transfer berstatus Menunggu.
  2. Cocokkan bukti dengan mutasi rekening, lalu tekan Setujui (Lunas) atau Tolak disertai catatan.
  3. Disetujui → tagihan menjadi Lunas dan kuitansi bisa diunduh. Ditolak → tagihan kembali Belum Bayar agar pendaftar mengunggah ulang.
  4. Transfer yang tidak sesuai aturan rekening ditandai "Rekening tidak sesuai aturan". Periksa baris seperti itu sebelum menyetujuinya.
  5. Rekap seluruh pembayaran lunas ada di Daftar Penerimaan, lengkap dengan ekspor PDF dan Excel serta cetak ulang kuitansi per baris.
Kuitansi ditandatangani oleh Bendahara panitia periode berjalan. Pastikan susunan panitia periode itu sudah diisi di menu Panitia RPL, dan hanya ada satu Bendahara aktif.

6Asesor: Mendaftarkan & Menugaskan

  1. Buka Pengelolaan Asesor (/pengelola/asesor/), masukkan NIDN, tekan Cari, lalu Jadikan Asesor. Akun dibuat otomatis dengan nama pengguna asesor.<NIDN>.
  2. Lengkapi biodata lewat Lengkapi Data; cetak biodata F04 bila diperlukan.
  3. Dari detail pendaftar, tekan Tugaskan Asesor, pilih peran (Asesor I / Asesor II) dan kandidatnya, lalu Tugaskan. Tenggat otomatis 14 hari.
Akun asesor lahir tanpa kata sandi. Sandi sementara diterbitkan otomatis saat penugasan pertama, atau lewat tombol Atur Sandi — dan hanya ditampilkan sekali. Salin lalu sampaikan ke asesor. Bila email dosen kosong di SIMDA, asesor juga tak bisa memakai fitur lupa sandi; lengkapi emailnya.
Kandidat asesor = asesor Akademisi dari prodi yang serumpun ilmu (jenjang boleh berbeda, mis. dosen S1 Ilmu Hukum menilai peserta S2 Ilmu Hukum) ditambah seluruh asesor Praktisi. Maksimal dua asesor per pendaftar. Kolom status akses di daftar asesor memperlihatkan siapa yang belum pernah bisa masuk portal.

7Pleno I dan Pleno II

Pleno IPleno II
TingkatProgram StudiUniversitas
HasilSKS diakui & keterangan Lulus/Tidak Lulus per calon Nilai final per mata kuliah
Sifat angkaSementaraFinal — inilah yang masuk SK dan laporan
Layar Pengelola/pengelola/pleno/ /pengelola/pleno-ii/

Pleno I — fasilitasi

  1. Buka Fasilitasi Pleno Tim RPL, tekan Buka Pleno pada kombinasi prodi × jalur yang punya pendaftar berstatus Menunggu Pleno.
  2. Isi SKS Diakui dan Keterangan (Lulus / Tidak Lulus) tiap calon, lalu Simpan Hasil. Status calon naik ke Menunggu Komite.
  3. Cetak Berita Acara, tanda tangani, lalu Unggah TTD.

Pleno II — penetapan nilai akhir

  1. Buka daftar Pleno II, pilih pendaftar (status Menunggu Komite atau Menunggu SK).
  2. Tekan Isi dari Usulan Otomatis. Bila kedua asesor berbeda angka, usulan memakai nilai terendah dan menandai barisnya.
  3. Untuk baris yang berselisih, buka panel CPMK guna membandingkan penilaian kedua asesor butir demi butir.
  4. Koreksi centang rekognisi, sks, nilai, dan catatan, lalu tekan Tetapkan Nilai Akhir.
  5. Cetak Berita Acara Pleno II (DOCX) untuk arsip rapat.
Batas 70% ditegakkan keras. Bila Beban Belajar Prodi belum diatur, pencatatan hasil pleno ditolak — bukan dilewati. Atur beban belajar prodi lebih dulu.

8Data Master, Panitia, dan Laporan

  • Sinkron SIMDA (/pengelola/sinkron-simda/) — menarik prodi, mata kuliah, kurikulum, dosen, dan pejabat dari SIMDA. Data master tidak boleh diketik manual di portal RPL; semuanya masuk lewat sinkron ini.
  • Panitia RPL & Kontak — susunan panitia per periode sekaligus kontak yang tampil di halaman depan. Gunakan Salin untuk periode berikutnya; peran yang sudah terisi dilewati sehingga aman diulang.
  • Persyaratan Pendaftaran — butir syarat yang tampil di halaman depan.
  • Impor Data Lampau — memasukkan peserta angkatan sebelumnya lewat berkas Excel. Permohonan hasil impor tidak ditagih pembayaran.
  • Daftar Pendaftar RPL dan Daftar Akun Pendaftar — pemantauan harian, pencarian, reset sandi pendaftar, dan ekspor laporan PDF/Excel yang mengikuti filter layar.
Filter periode diingat lintas halaman. Sekali Anda memilih periode, pilihan itu bertahan sampai diganti — termasuk saat berpindah menu. Bila data terasa "hilang", periksa dulu periode yang sedang terpilih.

9Kendala yang Sering Terjadi

GejalaSebab & Tindakan
Pendaftar mengeluh prodinya tak muncul di katalog Periksa masa berlaku izin — status Aktif dengan tanggal yang sudah lewat tidak menerima pendaftar. Perpanjang tanggal berakhirnya.
Izin Aktif tetapi tanggalnya kosong Izin tanpa tanggal tidak pernah lolos gerbang pendaftaran. Isi tanggal mulai dan berakhir.
Asesor tidak bisa masuk portal Akunnya belum punya sandi. Gunakan Atur Sandi, salin sandi sementara yang tampil sekali itu, dan sampaikan ke asesor.
Hasil pleno ditolak saat disimpan Beban Belajar Prodi belum diatur sehingga batas 70% tak bisa dihitung.
Asesor tidak menemukan pilihan nilai Skala nilai periode/jenjang itu belum diatur.
Data pendaftar sepertinya hilang Filter periode masih menunjuk periode lain. Ubah pemilih periode di layar.
Kombinasi prodi × jalur tidak ada izinnya Buka Matriks Kepatuhan — sel kosong justru inti fiturnya, di sanalah terlihat kombinasi yang belum pernah dibuka.
Permohonan tertahan di Menunggu Penunjukan Asesor Asesor belum lengkap ditugaskan. Setelah kedua asesor ditetapkan, status naik otomatis.
Panduan peran lain: Calon Pendaftar Program Studi Tim Asesor Pimpinan & Komite Fakultas & Pascasarjana